Todos que leem e têm se inteirado sobre futuro do trabalho sabem que o home office mais do que uma tendência mundial, tem sido uma das medidas unânimes entre especialistas, tanto para a saúde dos trabalhadores, quanto para a saúde de empresas e da própria economia. Mas mesmo sendo tão imperativo, muita gente ainda tem diversas dúvidas a respeito, que vão desde à sua eficácia, quanto à sua segurança. Diante de todas essas dúvidas, resolvemos prover uma série de conteúdos para ajudar você a tirar suas dúvidas e sanar alguns questionamentos.

Hoje trazemos Tawan Pimentel, parceiro da Tradesys e sócio fundador da HOM, Home Office Management, que junto conosco, vai trazer sua experiência no assunto, explicando e esclarecendo vários aspectos do home office, através de entrevista que nosso diretor de serviços, Eduardo Millanez, elaborou com algumas dúvidas recorrentes. Vamos à ela.

Eduardo Millanez – Dentro do cenário mundial de enfrentamento de uma pandemia e com o Brasil se tornando um dos epicentros no momento, fazendo com que empresas tenham que emergencialmente enviar seus colaboradores para trabalhar em home office, quais são os principais problemas e/ou riscos você considera que essas empresas vêm enfrentando?

Tawan Pimentel – Acredito que existam alguns pontos, muitos relacionados à segurança da informação. A verdade é que a grande maioria das empresas não estava preparada para mandar 100% de seus colaboradores trabalhar em casa, seja por falta de equipamentos ou recursos de segurança. Havia um certo grupo de pessoas que já possuía acesso remoto, mas era em um nível mais gerencial ou funcionários que trabalhavam na rua, o comercial que possuía acesso a VPN, etc, mas na maioria das empresas, os funcionários sequer possuíam um notebook. Com a pandemia e medidas emergenciais precisando ser tomadas, o que vimos foram empresas e profissionais tendo que se virar da forma possível e geralmente não contando com um acesso VPN, uma rede com segurança, tendo que acessar e-mails ou arquivos corporativos em redes abertas. Infelizmente, era fazer esse movimento ou parar.

Millanez – Observamos muitas empresas não dispunham da tecnologia adequada à mobilidade e acabaram tendo que passar a funcionar de maneira precária e vulnerável, abrindo mão da segurança ou pagando muito caro por soluções paliativas.

Tawan – Exatamente, as empresas tinham 3 alternativas: ir para casa com o que tinham, correndo todos os riscos de segurança, pagar caro para ter um mínimo de estrutura sem um prévio planejamento de necessidades, custos e prazos ou parar suas atividades. Todos foram pegos no susto, desprevenidos, sentiram a dor, viram onde machuca, onde dói de verdade e agora as empresas que tiverem condições de passar por esse primeiro momento, tiverem saúde financeira e conseguirem pensar de uma maneira mais estratégica, passarão a implementar as soluções e serviços necessários, porque a pandemia evidenciou de forma ainda mais contundente que o caminho é o digital, é o remoto e que é necessário um plano para que essa transição seja feita de forma segura, estruturada e eficiente.

Millanez – Com relação às pessoas, você acha que elas estavam aptas a trabalhar de casa?

Tawan – Quem já havia tido alguma experiência anterior com home office, está lidando melhor, mas mesmo para essas pessoas, muita coisa mudou. É preciso entender que o que estamos vivenciando hoje não é a experiência de home office usual, estamos vivendo essa experiência em meio à uma pandemia. Trabalhar o tempo todo de casa já é um desafio grande para alguns, mesmo quando não se tem filhos em casa o tempo todo, por exemplo, quando você tem alguém que auxilie nas tarefas cotidianas de uma casa, como fazer limpeza, lavar roupas, etc, você normalmente não tem tanta interação no home office habitual.

Posso citar como exemplo a minha casa, temos duas empresas funcionando simultaneamente, minha esposa e eu estamos trabalhando de casa para empresas diferentes, temos uma filha e temos que organizar nossas agendas. Se eu marco uma videoconferência, tenho que confirmar se ela tem o horário disponível para estar com nossa filha e vice versa. A pessoa que mora sozinha já enfrenta uma outra dificuldade, porque está vivendo em uma solidão grande e acaba trabalhando muito mais do que deveria. Ainda temos aqueles que foram para casa sem infraestrutura alguma, além da falta de equipamento adequado, não tem uma cadeira boa, uma mesa boa, tem que trabalhar onde der e se isso se prolongar por muito tempo, pode acarretar problemas físicos ou até mesmo psicológicos.

Todos esses aspectos, em circunstâncias atípicas e uma transição realizada de forma emergencial, sem o planejamento necessário, estão gerando uma experiência ruim no geral e ninguém poderia estar apto para isso. O que estamos vivendo hoje é o trabalho improvisado emergencialmente em meio a uma pandemia, com várias intervenções, sentimentos conflituosos, questões físicas, mentais que prejudicam muito o dia a dia. Mesmo aqueles que possuem infraestrutura, as soluções adequadas, trabalhar durante uma pandemia muda totalmente a forma como pensamos, como respondemos física e mentalmente a tudo. A pressão é muito grande, há empresas fechando, incertezas do mercado, governos perdidos, então independente se é home office ou não, ninguém estava preparado para isso, não há como comparar com uma situação dentro da normalidade.

Millanez – Algumas empresas não têm como trabalhar remotamente, como fábricas, por exemplo, onde existe a necessidade de o funcionário ter que presencialmente operar uma máquina. Mas vemos que entre empresas que seriam propícias ao trabalho remoto, ainda existe muita resistência, preferindo que seus funcionários estejam trabalhando no local. Por que você acha que isso acontece?

Tawan – Isso é cultural. A gente sempre viveu a rotina de estar em um mesmo local, com horário fixo de entrada e saída, com o chefe ali olhando todo mundo, vendo o quanto trabalham. É a gestão por esforço. Sabe aquela história, por exemplo, do funcionário que sempre chega atrasado e passa uma sensação que não faz o que deveria? Às vezes acontece de ser um dos funcionários que mais produz, ele chega atrasado porque ele está estudando à noite, pensando em coisas diferentes, criando maneiras de ser mais rápido e produzir muito mais, só que do outro lado você tem aquele que chega no horário, está sempre presente, disponível, bem vestido e “batendo tecla” na frente do diretor, passando a impressão de ser um bom funcionário, mas na verdade nunca produz mais ou além do padrão. Isso mostra que nem sempre nossa forma de realizar o trabalho diz muito – ou tudo – sobre a qualidade dele. Tanto o profissional quanto os gestores têm que aprender que auto gestão é imprescindível e vai gerar confiança e transparência, porque haverá plena consciência de prazos, entregas e prioridades. Essas novas formas vieram pro Brasil trazidas pelas multinacionais e o mercado da globalização, mais ou menos em meados dos anos 90.

Outro fator que é importantíssimo de se apontar é que o trabalho remoto, ou home office, é muito recente na lei brasileira. Até dezembro de 2011, o home office não era sequer previsto em Lei e de forma pouco abrangente e detalhada, o que acabou gerando incertezas e desconfianças. Somente com a reforma trabalhista em 2017, quando vários pontos foram ajustados, deixando mais claras algumas regras, que o home office começou a se tornar mais viável, além de se mostrar necessário em algumas situações.

Antes do coronavírus, o nosso principal processo de consultoria era convencer gestores que era possível trabalhar remotamente, hoje o vírus convenceu todo mundo. Agora o desafio das empresas é como operacionalizar tudo isso.

'A solução será trabalhar do lugar certo,
no momento certo'

(Tristan Horx, do Zukunftsinstitut, Instituto Alemão que atua na pesquisa de tendências futuras)

Millanez – Existe algum estudo que mostre que o trabalho remoto pode ser mais ou menos produtivo comparado ou presencial?

Tawan – Sim. Nesse momento específico, a gente vai ter pessoas trabalhando muito mais, outras muito menos, como a gente falou, as experiências de cada um serão diferentes. De uma forma geral e fora desse contexto de crise, de pandemia, todos os indicadores mostram que as pessoas trabalham melhor em regime de Home office, aquele Home office natural, bem estruturado. Eu costumo dizer que não é mais ou menos produtividade, é uma produtividade melhor. Por quê? No escritório, a gente consegue trabalhar em momentos que deixam a gente trabalhar, muitas vezes estamos presos em reuniões, numa ligação ou então um colega seu está em uma reunião e você tem que puxar as ligações dele. A chance de a gente fazer algo concentrado, com começo, meio e fim, fazer o todo, para evitar o retrabalho, fazer uma entrega mais consistente, é muito maior quando estamos trabalhando de casa. Claro que não nesse momento de crise, como já falamos, quando até nossa casa não passa por situações habituais, mas dentro de um contexto de normalidade, trabalhamos melhor em casa, com menos interrupções, num lugar mais confortável, podendo acordar um pouco mais tarde porque não precisaremos enfrentar o trânsito.

Esse é um ponto crucial, tem pessoas que levam duas, três horas – improdutivas – em deslocamento para chegar ao local de trabalho, muitas vezes já chega à empresa cansado, tenso e estressado pelo trânsito, aí vai tomar um cafezinho, uma água, ir ao banheiro, respirar um pouco, pra aí então, sentar e começar a trabalhar. Em casa a pessoa já liga o computador descansado, faz refeições com tranquilidade e a sensação de terminar o serviço e já estar em casa é muito boa também, o que aumenta muito a qualidade de vida e por consequência, a disposição e produtividade no trabalho. Sem contar que as cidades precisam disso, além de tirar carros da rua, o que é ecologicamente recomendável.

As pesquisas que fazemos com clientes que implementamos Home office mostram que tanto o modelo quanto a experiência são extremamente positivos, a ponto do cliente sentir que produziu o dobro trabalhando de casa. Porém novamente vale ressaltar que tudo isso acontece em planos de home office com implementação planejada, com soluções tecnológicas que proporcionem toda agilidade, acessibilidade e segurança necessárias, para que o profissional tenha todo recurso e infraestrutura de que precisa pra apresentar resultados satisfatórios.

Millanez – O que vemos na área de Tecnologia é que a satisfação do usuário é o ponto central para uma alta produtividade. Se o funcionário tem um local de trabalho mais confortável, junto com ferramentas adequadas de trabalho disponíveis, é a equação perfeita para que ele seja mais produtivo, mas é preciso o conjunto dessas coisas. Não adianta o funcionário estar num local mais confortável, com todas as instalações adequadas, sem barulho, se tem dificuldade em acessar uma informação que ele precisa ou se tem lentidão pra acessar uma ferramenta, um dado necessário. Se ele, por exemplo, leva dez minutos para abrir um documento que precise, não tem como exigir que esse funcionário entregue bons resultados. O bom é que as soluções tecnológicas para que isso aconteça e pra que isso seja entregue com qualidade já existem e são muito maduras, inclusive, mas é preciso que as empresas passem a ver isso como investimento.

Tawan – Com certeza. Existe uma pesquisa que aponta que o brasileiro produz muito menos que o americano não por uma questão de falta de capacidade ou ‘preguiça’, mas por falta de recurso e infraestrutura das empresas. De acordo com o professor José Pastore, presidente do Conselho de Emprego e Relações do Trabalho da Fecomercio-SP, o brasileiro produz, em média, o equivalente a US$ 16,75, enquanto o americano produz US$ 67. Ainda segundo Pastore, isso mostra como é preciso melhorar as condições de trabalho, investindo no capital humano (seus colaboradores) e físico das empresas (soluções e equipamentos).

Millanez – Quais são as principais preocupações das empresas ao final da quarentena? Levando-se em conta que em alguns Estados e Cidades o período de isolamento terá que ser estendido e muitas autoridades de saúde e até a OMS, dizem que mesmo com o final do isolamento, o distância social terá que ser observado durante um período grande até que se chegue a uma solução mais segura?

Tawan – O que eu percebo ouvindo e estando próximo do pessoal de RH é o questionamento “quando a gente volta?”. O que é claro para todo mundo e que é a maior preocupação de todos, é que não se voltará “ao normal” tão cedo, todos terão que equilibrar saúde e finanças.

Uma grande preocupação das empresas é qual estratégia será criada. Quem vai voltar, o grupo de risco vai continuar em casa? Quem já tem computador para a atividade se mantém? Com isso o que eu posso fazer? Ao mesmo tempo, essas empresas têm que se preocupar em fazer um plano sólido de home office, porque se respondeu a uma emergência e funcionários foram para casa com o que tinham, como dava, mas não se pode prolongar isso, pois está se gerando risco para a empresa com segurança da informação.

Tem que haver um cuidado em equilibrar tudo, quem vai, quem volta, quanto invisto, no que investir. Será necessário o quanto antes um planejamento estratégico para viabilizar o trabalho, oferecer recursos de tecnologia e segurança suficientes para que seus funcionários possam desempenhar suas funções em home office apresentando resultados satisfatórios no “novo normal” que irá se apresentando pelo caminho. As empresas que se prepararem para essa nova realidade são as que terão melhores resultados, mais vantagens, saindo à frente das outras.

Se você ainda tem alguma dúvida sobre home office ou pretende implementar um plano de transição, entre agora mesmo em contato conosco que um especialista esclarecerá suas dúvidas e te atenderá conforme a necessidade da sua empresa.

Eduardo Millanez